「目の前の仕事をこなしていたら、目標達成できなかった！」「仕事の優先度ってどうやって判断したらいいの？」という疑問や悩みを持っていませんか？
そんな疑問や悩みを解消できるように、今回の記事では仕事の優先度を決める方法をわかりやすく解説しています。
この記事は、以下のような方におすすめ！
・タスク優先度の決め方について知りたい方
・いつも残業ばかりで 自分の時間を作れていない方
毎日、次々と増えるタスクで忙しく働いている中で、タスク優先度を決める時間さえ惜しい！ってことありますよね。
この記事を読めば、仕事の優先度の決め方を理解し、明日から実践みようという気持ちになります！
タスク優先度を意識して行動することで、仕事をスムーズに進めることができるだけでなく、プライベート時間も確保できるようになります。
タスク優先度の決め方を身につけて、充実した毎日を過ごしましょう。
なぜタスクの優先度決定が重要なのか
優先度を決めることで、限られた時間を最も重要なタスクに集中することができ、生産性を向上させることができるからです。
日々、業務やプライベートでやらなくてはいけないことが山のように積み重なっていきます。
それらを効率的にこなしていくには、タスクの優先度を適切に決めることが非常に重要です。
重要な仕事やタスクを確実終わらせていくと、成功体験が積み上がり自分の仕事に対して自信が持てるようになってきます。
精神的にも充実感を得ることができ、プラスのサイクルが生まれていきます。
基本的な仕事優先度の決め方
タスクの優先度を決める際の基本的な考え方は、緊急性と重要性の二軸で優先度を決め、これを4つのグループ（4象限法）で分析する方法が効果的です。
4象限法（Eisenhower Matrixとも呼ばれる）とは
タスクを「緊急性」と「重要性」の2つの軸に沿って分類し、優先順位を決定するためのフレームワークです。
この方法は、アメリカ合衆国の第34代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワー将軍にちなんで名付けられました。
彼は「重要なタスクは常に緊急であるわけではないし、緊急なタスクが必ずしも重要であるとは限らない」という考え方を持っていたと言われています。
この方法は、タスクを以下の4つのカテゴリに分けて考えます。
- 第一象限「緊急かつ重要」
これらは火急の注意を要するタスクです。
例えば、締め切り間近のプロジェクトや危機的状況に対処する必要があるタスクがこれに該当します。
これらのタスクは即座に対応する必要があります。 - 第二象限「重要だが緊急ではない」
これらは長期的な目標達成するためのタスクであり、個人や組織の成長のために重要なタスクです。
例えば、スキルアップのための学習や健康維持のための運動などがこれにあたります。
これらのタスクは計画的に時間を割り当て、定期的に取り組むことが重要です。 - 第三象限「緊急だが重要ではない」
これらは他の人からの依頼ごとなどで生じることが多いタスクで、自分の長期的な目標とは直接関連しないものです。
例えば、他の人から急な依頼だったり、メールの対応などがこれにあたります。
これらのタスクは任せる人がいる場合は可能な限り任せるか、どうしても自分で対応しなければいけない場合は、必要最低限の時間で処理するようにしましょう。 - 第四象限「緊急でも重要でもない」
これらは時間の浪費につながる可能性が高いタスクです。
例えば無意味なミーティングやSNSでの過度な時間の費やし方などがこれにあたります。
これらのタスクは避けるか、極力削減することが望ましいです。
取り組む仕事が、この4つのグループどこに分類されるものなのかを考え、優先順位をより明確にすることで、効率的なタスク管理をすることができます。
実践テクニック 優先度を効率的に決める5つのステップ
タスクの優先度を効率的に決めるための具体的な方法を以下に紹介します。
始めに、現在抱えているすべてのタスクを書き出しましょう。
このステップでは、大きなプロジェクトも小さなタスクも区別せず、全てのタスクをリスト化します。
可能であれば、少し先に依頼される予定の仕事などが見えていたら含めておきましょう。
将来発生するタスクを想定して優先度を決めておくことで、未来を見通したタスク管理ができます。
次に、それぞれのタスクの緊急性と重要性で4象限法のグループに分類します。
緊急性はタスクを遅延させることのできない度合いを、重要性はタスクがあなたや組織の目標や価値にとってどれだけ意味があるかを表します。
グループ分けができたら、タスクを優先度順に並べ替えます。
まず、緊急性と重要性の両方が高いタスク、その後に重要性は高いが緊急性は低いタスク、次に、緊急性は高いが重要性は低いタスクの順に並べます。
※重要性も緊急性も引くタスクは、タスク管理から除外してしまってしまいましょう。
「いや待って、外せない！」というタスクがあれば、それはグループ分けがうまくできていない状態です。
もう一度STEP2からやり直してみてみましょう。
STEP3で作成した優先度が高いタスクから順に、実行計画を立てます。この際に、実際にタスクを完了させるために必要な時間や人員を考慮し、現実的なスケジュールを作成します。
実行計画を進める中で、タスクの緊急性や重要性が変わることがあります。
定期的にタスク一覧と計画を見直し、必要に応じて優先度やスケジュールを調整しましょう。
タスク優先度決定の際のよくある誤解と対策
多くの人が緊急性の高いタスクを過剰に優先してしまいがちですが、長期的な目標達成には重要性の高いタスクにフォーカスすることが重要です。
それが納得できる優先度になっていれば問題ありませんが、優先度調整を行わなかった結果プロジェクトが失敗したということであれば問題です。
バランスを取りながら、自分や組織にとって本当に価値のあるタスクに時間を割きましょう。
ツールやアプリの活用 タスク優先度決定を支援する便利ツール
タスクの管理と優先度設定に役立つツールの「Trello」と「Asana」を活用するのもオススメです。
どちらも基本的な利用であれば無料で使うことができます。
これらのアプリを使うことで、タスクの可視化、優先度の設定、進捗の追跡が簡単になりますので、ぜひ試してみてください。
最後に
今回の記事では、仕事やタスクの優先度の決め方ついて説明しました。
今回のポイントをまとめると、次のとおりです。
仕事の優先度を決める方法を知って、早速やってみようって思っていただけたのではないでしょうか。
タスクの優先度を適切に設定し、計画的に取り組むことで、時間の有効活用が可能となり、生産性の向上だけでなく、ストレスの軽減にも繋がります。
ぜひこの記事を参考にして、日々のタスク管理をより効果的に行いましょう。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
